【jin题记】PPT是白领和专业人士必须掌握的职业沟通工具

【jin题记】PPT是白领和专业人士必须掌握的职业沟通工具,如下分享jin在高品质专业PPT方面的一些小结,很多都是来自jin在跨国公司国际大型技术项目投标PPT和集团公司高层沟通PPT以及对外合作商务PPT的撰写经验密码,希望能够给到大家一些启发。

【PPT的本质】:思想+信息+沟通+文档+故事+剧本+素材

【PPT的三步曲】:
第一,定思想,先定思想和核心信息,标准是你用一句话,或者对于复杂主题的描述不超过一条短信长度;
第二,定提纲,先用Word或思维导图写提纲,关键理顺逻辑表达顺序和推理顺序或故事剧本主线,标准是反复推敲后得到清晰令人信服逻辑和震撼印象深刻的思想和关键信息结论;
第三,定出品,也就是把PPT写出来,根据提供提纲组织素材和说理和节奏展开PPT的呈现,标准是页面干净整洁简单到位统一,最重要符合逻辑。

【如何确定PPT思想主题?】:如果你不知道要说啥,就别说了。这个事情我帮不上你,有个笑话说中国学生不知道什么是观点。如果确实有话要说,先找个朋友或同事开练,和他表达沟通你的想法,乐中乐娱乐,直到对方明白和你用一句话陈述思想主旨?什么?没有朋友同事可以帮你?好吧,你自个对着镜子开练。

【如何定PPT逻辑纲要?】:方法很多,最常用也是最专业有效的就是三层结构,第一开头一句话陈述要旨、开宗明义、开门见山,第二部分进行针对要旨的逻辑推理和要点结构解析,第三部分进行总结和强化。当然大框架是这样,具体的PPT结构也看业务需要,但上述三层结构方法给到大家一个思维模板,可以对任何话题进行阐述和对子话题进行迭代该三层结构。记住核心的核心就是刚要符合逻辑,层次递进,论据支持论点。就像写议论文或说明文。当然也可以是记叙文,尽量别写成散文或杂文,除非就要这个东西。如果还是搞不定,请回炉中学语文。

【如何高素质出品PPT?】:有了思想主题、有了逻辑刚要,开始撰写PPT。记住这是第三步了,很多人却先写PPT然后不断修改,也算是敏捷开发的一种实践,然而这样的修改量会非常大,特别对于初级选手就会经常陷入对插图排版的无休止的调整当中,最后花里胡哨。高素质的商务专业用途PPT,一定是严谨整洁的,尽管需要审美素养,但是可以培养的,其关键原则有如下:
1)PPT的所有排版和图形样式严格统一风格,比如这一页的正文和另外一页的正文字体是严格一致的,包括字号和颜色;应该使用PPT的主版进行统一风格排版,乐中乐娱乐,禁止每页直接写文字;
2)PPT整体文字色彩不超过3-4种,字体2-3种,原则是越少越好;建议的中文字体:细线体、雅黑;建议的英文字体:Arial、Verdana;字号最小不小于16号字;
3)PPT页面内容量应该根据应用场景调整适应,比如是培训播放,则应该内容充分有效;如果是汇报场景,应该简洁,甚至有人建议每页不超过3行文字;如果是打印阅读材料,则可以丰富条理;PPT整体页面数尽量少,能一页说清楚,就别写两页;
4)PPT的图画图表部分,一定要每一个线条、每一个色块、每一个数据都要有出处和都有解释和原因,坚决消除任何画蛇添足的情境,不要放没有意义或纯装饰作用的图片;
5)PPT中的动画原则上少用,首先应该满足PPT打印出来能够读懂,然后再考虑最必要的动画展示;
6)PPT全程的页面间切换应该保持统一,就一种风格,可以避免打扰观众;
7)PPT正文的英文大小写风格统一,用到的符号统一,术语统一,页面布局统一;
8)PPT禁止出现错别字、语法错误、以及容易产生歧义的内容;
9)PPT完成后一定要在投影仪进行校正审阅,确保阅读清晰;同时也一定要打印出来进行,确保打印稿清晰易读;
10)PPT不可能一次就写好,要向开发软件,要敏捷、要测试、要迭代。

【温馨提示】:PPT就是一个沟通的工具,千万别为了PPT而PPT。当年孔子和释迦摩尼也没有PPT,照样弟子三千,一问一答讲解智慧经典,传授无上哲理;如今我们有了PPT工具,乐中乐娱乐,千万记住PPT沟通的目的就是传递信息达成一致,因此我们要努力关注沟通的内容信息本身,只有我们的要表达的内容思想很清晰条理的时候,PPT也就会写得很好。

作者:方? QQ:12783747  欢迎转载分享,注明作者
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